Ziwi: una piattaforma e una app “easy to use” per la gestione aziendale e dei corrispettivi

Ziwi

Articolo estratto dal numero 30 della rivista Vending News – Anno 2017 / 28 settembre

Ziwi è una piattaforma gestionale adatta a tutte le società del Vending, grandi, piccole o piccolissime, composta da un portale web, raggiungibile al sito www.ziwi.it dove l’utente si può registrare gratuitamente, che si completa con una App, scaricabile dal Play Store di Android, che consente la rilevazione dei dati e il successivo invio automatico all’AdE.
Una volta registratosi al portale web www.ziwi.it, il gestore può iniziare ad utilizzare le funzioni di base, quali:
• Inserimento Distributori Automatici
• Gestione di eventuali OCS
• Gestione degli ARD
• Gestione clienti
• Gestione dei punti vendita
• Gestione dei Sistemi Master
• Censimenti presso L’AdE
• Stampa dei QR Code
L’App, che consente il prelievo dei dati e l’invio all’AdE via smartphone, non è gratuita ma si attiva gratuitamente per un periodo di 15 giorni, dopo il quale il gestore può valutare se acquistare o meno la licenza d’uso.
Il vantaggio dell’App sta principalmente nel fatto che i gestori non sono “costretti” a registrare manualmente i Sistemi Master, andando postazione per postazione a rilevare i seriali e la geolocalizzazzione, poiché l’identificazione e l’inserimento sul portale avvengono in maniera automatica e trasparente.
Per approfondire tutte le caratteristiche di Ziwi, che è prodotto dalla Sistemi Vending srl, ci siamo rivolti al suo ideatore, l’Ing. Giuseppe Ceraso.


Mi tolga subito una curiosità: come avviene l’autoriconoscimento del Master?
Tutti i Sistemi Master che hanno la porta di comunicazione trasferiscono, tramite il file di dati EVA-DTS, il loro seriale interno, quello che interessa all’Agenzia delle Entrate.
I seriali però non sono posizionati tutti nello stesso punto del file, in quanto ogni produttore sceglie la codifica più coerente con le proprie esigenze.
In questo caso, Ziwi effettua una scansione del file ricevuto procedendo al riconoscimento del seriale, al fine di poterlo inserire automaticamente sulla piattaforma, lasciando al gestore la possibilità di confermarlo.
Nel caso in cui non riesca a trovare un seriale corretto propone, tramite un sistema di notifiche sul portale, una rosa di seriali possibili ed aiuta il gestore nel processo decisionale.

Per capirci: cosa identifichiamo come Sistemi Master?
I Sistemi Master sono quelli identificati dall’Agenzia delle Entrate come sistemi principali di gestione del credito e delle vendite, che possono essere i distributori automatici se lavorano in MDB, oppure i sistemi di pagamento se lavorano in Executive.
Sono ancora definiti, poi, Sistemi Master, anche quei sistemi che non hanno, e su cui non è possibile aggiungere, la porta di comunicazione. Ziwi gestisce anche questi sistemi, proponendo una semplice interfaccia per l’invio manuale dei dati così come definito nelle regole dell’AdE.


Torniamo quindi all’autoriconoscimento…
Tutti i Master hanno certamente al loro interno un serial number. Questo numero seriale viene riconosciuto dall’App ed inviato alla piattaforma, naturalmente insieme ai dati delle vendite. Il portale Ziwi analizza le informazioni ricevute, recupera il serial number originale e verifica se il gestore già possiede un Master con quel seriale.
In caso positivo, associa i dati ricevuti a tale sistema. Nel caso in cui il Master non esista, provvede in automatico a crearne uno nuovo allocandolo geograficamente alle coordinate ricevute dall’App nel momento dello scarico dati.
Questo velocizza di molto il lavoro del gestore e, cosa ben più importante, evita i più comuni errori di identificazione e trascrizione manuale del seriale, in quanto non è raro che sull’etichetta esterna del Master ci sia un seriale, ma all’interno del file di dati ve ne sia uno diverso perché aggiunto di un suffisso. Un esempio sono i Sistemi della Coges che, pur avendo un seriale del tipo 000123456, riportano all’interno del file di dati un seriale del tipo COG000123456. Questi due dispositivi per l’Agenzia delle Entrate sono due master diversi.
Ziwi, quindi, attua una procedura di autoriconoscimento in funzione del modello del Master e, nel caso in cui il seriale non sia riconoscibile, invia una notifica al gestore proponendo i diversi seriali trovati in tutte le possibili configurazioni hardware. Anche in questo caso aiutando il gestore nell’identificazione dello stesso.

Quindi il sistema lavora sia in Executive che in MDB?
Sì, Ziwi è in grado di scaricare i dati da qualsiasi sistema che abbia una porta IRDA o una connessione Bluetooth, anche utilizzando adattatori come il BlueRed di N&W, oppure attraverso un cavo seriale utilizzando una connessione DEX come ad esempio per le macchine SandenVendo.


Parliamo dei dati da spedire all’Agenzia delle Entrate?
Intanto, è necessario dire che l’AdE ha concesso facoltà d’invio dei dati parziali o cumulati a seconda della disponibilità degli stessi da parte del Master, propendendo per i dati cumulati nel caso in cui il sistema li abbia.
I dati parziali rappresentano tutte le operazioni registrate a partire dal precedente scarico dati, in quanto i relativi contatori vengono azzerati successivamente ad ogni scarico dati dal Master. Qui bisogna fare attenzione in quanto per alcuni produttori tale azzeramento non è abilitato di default, ma è necessario indicarlo nella configurazione del sistema di pagamento.
I dati cumulati invece sono rappresentati dai contatori non azzerabili del sistema e, naturalmente, su questi l’AdE effettua un calcolo di differenza con la rilevazione precedente. Nel caso di primo invio, quello viene considerato come punto zero. In altre parole, i dati parziali non sono altro che la differenza tra i dati della rilevazione in corso e quelli della rilevazione precedente.
È indubbio che conviene, ove possibile, inviare i dati cumulati, che non sono passibili di errori nel caso di rilevazioni fallite per qualsiasi eventuale ragione. Questo perché, se una rilevazione fallisce, i dati parziali vengono in ogni caso azzerati e, se si riprova a scaricare di nuovo gli stessi dati, il sistema riporterà tutti i contatori a zero.
Ciò, ovviamente, ove possibile, in quanto dipende dal sistema Master utilizzato. In tutti i casi, Ziwi dà una mano al gestore nella scelta dei dati da inviare al momento dell’invio dei corrispettivi, dandogli facoltà di scelta sino al momento del censimento del Sistema Master.

In che modo dà una mano nella scelta ?
Ziwi consente la visualizzazione dei dati ricevuti, sia parziali che totali, al fine di verificare la congruenza degli stessi con gli effettivi valori di incassato e venduto.
Questo aiuta il gestore nella scelta del tipo di dato da inviare, anche perché può capitare che il Master, ad esempio, non restituisca i dati parziali.
Naturalmente, la scelta del tipo di dato da inviare può essere operata solo se il sistema non è ancora censito, come ad esempio, nel caso della preparazione di un nuovo Sistema Master da utilizzare.

Mettiamo che in una locazione non ci sia campo per poter effettuare il lancio dei dati: cosa accade?
Lavorando off-line, Ziwi sigilla e conserva i dati e li propone alla spedizione automaticamente appena il dispositivo di raccolta e trasmissione dati ha una copertura del segnale da parte dell’operatore di rete utilizzato. Oppure appena i server dell’AdE sono disponibili ad accogliere il flusso di dati trasmessi, nel caso per esempio che i server siano in manutenzione programmata o straordinaria.
Ciò è possibile sia che venga utilizzato uno smartphone che un palmare professionale.


Quali funzioni rendono Ziwi un prodotto prezioso per il gestore?
Ce ne è più di una. Ad esempio la semplicità di utilizzo oppure l’Analisi di Gestione, dove il gestore può visualizzare in modo dettagliato tutti i dati di vendita e, cosa importantissima, in tempo reale! All’interno della piattaforma, infatti, abbiamo creato un vero e proprio cruscotto dove, in modo semplice ed intuitivo, si può avere accesso alla Business Intelligence. Il gestore può scegliere di vedere quante vendite, incassi, numero prodotti venduti per tipologia, fascia prezzi, postazione, ecc.. Un portentoso strumento di Marketing che aiuta enormemente le gestioni a capire quali sono le referenze più gradite e vendute, rapportandole alle settimane e ai mesi precedenti, con tanto di schemi grafici proposti dalla piattaforma.
Poi, c’è la Geolocalizzazione automatica sia dei distributori che dello smartphone, quest’ultima disponibile come opziona aggiuntiva che consente di avere informazioni relative alla posizione dello smartphone assimilandola quasi a un sistema di tracciamento satellitare.
Quest’ultima funzione è attivabile opzionalmente e comunque prescinde dalla geolocalizzazione dei distributori automatici e dall’invio dei corrispettivi che sono parte integrante della piattaforma.

Spieghiamo meglio questa opzione?
Tutti coloro che attivano questa funzionalità aggiuntiva, avranno disponibile sul portale una mappa geografica con il percorso effettuato e la posizione in tempo reale dello smartphone in questione. Tale percorso è sovrapposto comunque alla mappa geografica delle postazioni disponibili e pertanto è possibile identificare a colpo d’occhio un giro non ottimizzato.


È uno strumento che suggerisce?
Certo! È uno strumento che ti aiuta in modo significativo a prendere delle decisioni, ma non è decisionale, e lo fa con buon senso.
Sappiamo bene cosa accade alle gestioni che si affidano in modo pigro e totalitario al software: corrono il rischio di perdere in un batter d’occhio i clienti per disservizio dovuto alla mancata efficienza.

Ziwi è dunque uno strumento pronto e completo?
Si, se parliamo delle funzioni ricercate dai gestori.
Sono in costruzione i moduli aggiuntivi di completamento che riguardano l’amministrazione, come ad esempio quello di magazzino, di fatturazione e gestione dei ristorni.
Entro la fine dell’anno i nuovi moduli aggiuntivi saranno pronti e  disponibili.


Vogliamo parlare di costi e dell’offerta economica ai gestori?
Innanzitutto, come abbiamo già accennato, la piattaforma web è gratuita: il gestore si registra, può usare tutte le funzionalità di base (compilazione delle anagrafiche, postazioni, mappa geografica, ecc) e non ha alcuna limitazione di tempo.
Per l’app Android, abbiamo invece deciso di definire dei profili, tra i quali il profilo completo che consente di gestire sistemi master illimitati ad un un prezzo di listino di 60 euro al mese, in cui sono compresi l’assistenza, la manutenzione, gli aggiornamenti futuri, ecc.
Con soli 60 euro al mese si possono gestire infiniti Sistemi Master. Successivamente il gestore può acquistare un determinato numero di licenze per le app legate alla sua partita iva e, attraverso la scala sconti, pagare le ulteriori licenze ad un prezzo inferiore.
Inoltre, con la stessa App e con la stessa licenza senza pagare nulla in più, Ziwi gestisce sia i Master con porta di comunicazione che quelli senza porta di comunicazione.

Quali sono le altre proposte commerciali?
Abbiamo un profilo intermedio per la gestione di un numero massimo di Sistemi Master pari a 10 unità, che ha un costo di 30 euro al mese.
Infine, abbiamo deciso di venire incontro a tutti coloro che possiedono pochi distributori, negozi automatici oppure che hanno una o due postazioni, come le lavanderie, gli autolavaggi, ecc. Questo profilo minimo ha un costo di 15 euro al mese.
Una farmacia, un autolavaggio o una lavanderia che hanno un solo distributore, non possono permettersi di pagare 60 euro o 30 euro al mese. Sarebbe economicamente insostenibile!
Il nostro obiettivo è quello di supportare il gestore nel suo business, cercando di dargli una mano non solo nelle procedure tecniche, ma anche cercando di farlo risparmiare il più possibile sui costi di gestione che questa direttiva dell’AdE ha aggiunto.
Noi siamo molto orgogliosi del nostro lavoro e delle recensioni positive che i nostri clienti lasciano sul Play Store. Ziwi è certamente uno strumento di facile utilizzo e che dà valore aggiunto al semplice invio dei corrispettivi di legge.

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