Nel mondo della distribuzione automatica, la firma di un contratto non è un semplice passaggio amministrativo: spesso è il punto di svolta che definisce le regole di un rapporto pluriennale tra fornitore e cliente.
Di questo tema si occupa in modo originale e pratico l’ultimo lavoro editoriale, disponibile anche in formato e-book, scritto da Gianpietro Vallorani, direttore generale di Eurocedibe, azienda del Vending con radici familiari e orientata verso un servizio trasparente e di qualità. Il volume, dal titolo Come valutare un contratto di vending è pensato come guida concreta per responsabili acquisti, manager di aziende e chiunque debba confrontarsi con la complessità dei contratti nel vending.
Ne emerge un quadro chiaro: nel mercato italiano, il contratto è diventato spesso la leva principale di protezione del fornitore, più che uno strumento di equilibrio tra le parti.
Ne indichiamo qui alcuni punti di particolare interesse per il Settore.
L’analisi dei contratti di vending evidenzia sette clausole particolarmente delicate, che incidono in modo determinante sulla libertà dell’azienda cliente.
La prima riguarda la durata, spesso fissata in 36, 48 o addirittura 60 mesi. Un periodo lungo riduce la flessibilità e può trasformarsi in un vincolo pesante in caso di cambiamenti organizzativi, trasferimenti di sede o ridimensionamenti.
Altrettanto insidioso è il rinnovo automatico, che prevede la proroga tacita del contratto in assenza di disdetta entro termini spesso molto anticipati (90 o 180 giorni prima della scadenza). Una dimenticanza può significare altri tre anni di vincolo.
La penale di recesso anticipato rappresenta poi il vero “lucchetto” contrattuale. In molti casi viene calcolata come somma dei canoni residui o come percentuale del fatturato previsto, rendendo economicamente proibitiva l’uscita anticipata anche in presenza di un servizio insoddisfacente.
Non meno rilevante è la clausola di esclusiva, che impedisce all’azienda di installare distributori di altri operatori, limitando ogni possibilità di diversificazione o confronto competitivo.
A queste si aggiungono la modifica unilaterale dei termini (che può consentire al fornitore di aumentare prezzi o cambiare prodotti), il trasferimento di responsabilità al cliente per danni o conformità impiantistiche e il foro competente esclusivo, che obbliga a eventuali contenziosi presso il tribunale della sede del fornitore.
Alcune di queste condizioni, se sproporzionate o non negoziate, possono configurare uno squilibrio significativo tra le parti. Penali eccessive, rinnovi automatici poco trasparenti o modifiche unilaterali senza diritto di recesso rischiano di essere considerate clausole abusive. Per questo motivo diventa fondamentale leggere con attenzione ogni articolo, verificare la proporzionalità delle penali e accertarsi che siano previste tutele in caso di inadempimento del fornitore.
Il manuale propone un approccio metodico alla lettura del contratto: una prima analisi generale, seguita da una verifica puntuale delle clausole critiche, con annotazioni e richieste di chiarimento. Una checklist dettagliata aiuta a controllare tutti gli aspetti essenziali: durata e rinnovo, penali, esclusiva, SLA (livelli di servizio), manutenzione ordinaria e straordinaria, responsabilità, costi nascosti, modalità di recesso e foro competente. Il confronto tra più offerte, strutturato in forma di matrice, consente inoltre di attribuire punteggi oggettivi e individuare la proposta più equilibrata.
Accanto al modello tradizionale, fondato su contratti blindati e penali elevate, viene delineato un approccio alternativo basato sulla responsabilità e sulla qualità del servizio. In questo scenario la fidelizzazione non deriva dal vincolo contrattuale, ma dalla soddisfazione del cliente. Indicatori di questo modello sono l’assenza di penali, la rinuncia all’esclusiva, SLA chiari e misurabili, utilizzo di tecnologie come la telemetria e una gestione proattiva del servizio.
Gli errori più comuni delle aziende.
Tra gli errori più frequenti compiuti dalle imprese figurano la scelta basata esclusivamente sul prezzo, la mancata lettura del contratto, la rinuncia alla negoziazione e l’assenza di monitoraggio del servizio dopo la firma. In un contesto in cui il business può cambiare rapidamente, sottovalutare la flessibilità contrattuale può tradursi in costi imprevisti e difficoltà operative.
Valutare un contratto di vending non significa solo scegliere un fornitore di distributori automatici, ma definire un rapporto pluriennale che incide sull’organizzazione aziendale. Informazione, analisi critica e capacità di negoziazione diventano quindi strumenti indispensabili per trasformare una semplice fornitura in una scelta realmente strategica.
